Only we have to decide, what we shall do with the time which is given do us.

Vhodnost užití DMS v malém a středním podniku

12. prosince 2010 v 9:52 | Gawaen |  My IT stuff!

Cílem práce je analyzovat využitelnost DMS v malém a středním podniku. Pokusím se posoudit, zda je vhodné využít DMS (Document management system) v malém a středním podniku. Zvolím si podniky, které podnikají ve sféře služeb - školení a poradenství. Pokusím se zformulovat náklady, které ve firmě vznikají, ať již se jedná o explicitní či implicitní náklady a to před a po zavedení DMS. K posouzení využiji účetní závěrku a výkaz zisků a ztrát z obchodního rejstříku.
Provedla jsem změnu definice podniku z velkého na střední, protože se mi nepodařilo najít českou poradenskou firmu, která by měla více jak 250 zaměstnanců a to z toho důvodu, že většina lektorů je externích. Velikost firmy jsem určila podle velikosti (1).

Vybrala jsem si k porovnání reálnou situaci poradenských firem Qualimate s.r.o. a Gopas a.s. Obě poskytují individuální tak i firemní kurzy a spolupracují s externími lektory.

Firma Qualimate s.r.o. Je malá firma působící převážně na Vysočině s obratem za rok 2007 2 170 tis. korun. Funguje s 3 stálými zaměstnanci. Vede rozsáhlou databázi externích školitelů, kteří by systém DMS částečně využívali také. Je možná jejich spolupráce na projektu (například sdílený server). Firma nemá vlastní školicí středisko, svá školení provádí v pronajatých prostorách nebo přímo u zákazníka. S firmou spolupracuje okolo 20 externích lektorů. (2)
Ve firmě neběží žádný jiný systém. Náklady výkonové spotřeby jsou 1 417 000,- Kč z toho na služby 1 459 000,- Kč, na spotřebu materiálu a energie tedy zbývá 42 000. Firma má v roce 2008 zisk 55 000. (3)

Firma GOPAS a.s. se řadí do středně velkých firem.
Pracuje pro ni 52 zaměstnanců ve 2 pobočkách v Praze a Brně, další pobočku a zaměstnance mají v Bratislavě. Její obrat v roce 2008 činí 141 083 tis. Kč. Kromě školení přímo u zákazníka firma vlastní školicí středisko v Praze (20 učeben), v Brně (9 učeben) a v Bratislavě (12 učeben). Pro firmu pracuje přes 100 stálých externích konzultantů a lektorů. (4)
Náklady výkonové spotřeby jsou 82 627 000,- Kč z toho na služby 62 574 000,- Kč, na spotřebu materiálu a energie tedy zbývá 20 053 000,- Kč. Firma má v roce 2008 zisk 19 609 000,- Kč. (5)


DMS nabízí většinou jako součást komplexnějšího systém správy celopodnikového obsahu ECM. Nejsilnějšími dodavateli jsou podle Gartner Magického kvadrantu ECM (Obrázek 1): IBM (6), EMC (7), Open Text(8), Oracle (9) a Microsoft (10).
Existuje i řada Open-source řešení. Výborným příkladem je produkt Alfresco (11), který se umístil i ve výše zmíněném magickém kvadrantu (Obrázek 1). Dalšími dodavateli open-source řešeními jsou například Nuxeo (12), CMSWire (13), KnowledgeTree (14), Magnolia (15).
Gartner Magic Quadrant 2008
Obrázek 1- Gartner ECM Quadrant v roce 2008


Přestože, se výše celkových nákladů u firem liší, struktura nákladů je velice podobná, proto je nebudu pro jednotlivé firmy rozlišovat.

Firmě vznikají náklady na provoz kanceláře resp. kancelářský budov a školicích středisek. Jedná se především o nájem resp. odpisy, elektřina, vodné a stočné, připojení k internetu, telefonní služby, poplatky za rozhlasové vysílání, různé daně (DPH, silniční daň, daň z nemovitostí, daň z příjmů právnické osoby atd.), náklady na spotřebu materiálu, náklady na pořízení dlouhodobého majetku atd.
Vznikají zde běžné dokumenty důležité pro chod firmy. Jedná se především o účetní doklady (přijaté a vydané faktury, příjmové a výdajové doklady, výpisy z běžných a úvěrových účtů, účetní závěrka, výkaz zisků a ztrát, výkazy hospodaření po jednotlivých měsících a další). Dokumenty tohoto charakteru je nutno archivovat pro potřeby např. finančního úřadu. Důležitá je dokumentace firmy - zápisy z valné hromady, zprávy jednatelů resp. představenstva atd. Firma Gopas a.s. rovněž bude muset uchovávat informace o svých investorech, akciích apod.

Firmy zaměstnancům vyplácejí mzdy, odvádějí sociální a zdravotní pojištění. Firma musí archivovat pracovní smlouvy. Většinou také uchovává pracovní výkazy, výkazy o zaplacení sociálního a zdravotního pojištění, zprávy z pracovních cest atd.

Náklady na školení jsou především mzdy organizátorů, platba lektorovi případně náklady na jeho dopravu, dále výukové materiály, pronájem resp. náklady na provoz a vybavení místnosti, občerstvení účastníků, provoz elektroniky (datový projektor), spotřební materiál (flipchartový papír, fixy atd.), propagační materiály (bloky, tužky, tašky, kalendáře, diáře, letáky atd.) a náklady na propagaci kurzu.
Pro organizaci školení nebo kurzu je třeba vytvořit dokumenty jako objednávka lektora, program školení resp. kurzu, prezenční listinu, skripta, propagační materiály (v tomto případě především propagační letáky atd.) případně jídelní lístek, při více denních školeních potom objednávku ubytování (pokud si ho účastník kurzu nezařídí sám).
Součástí dokumentace školení je dále evidence objednávek a přihlášek účastníků školení. Je zvykem, že účastníci školení po jeho skončení dostávají osvědčení či certifikáty, které mohou být podmíněné složením zkoušky.

Většina lektorů je ve firmách sice externích, ale předpokládám, že firma Gopas a.s. zaměstnává některé své školitele i interně. Lektoři pro provedení školení nebo kurzu většinou vytváří výukové materiály (skripta, prezentace), které je potřeba vytisknout a rozdat účastníkům před začátkem kurzu, dále pokud je to vyžadováno, testy a materiály pro případové studie. Externí lektoři mohou mít uzavřený nějaký druh smlouvy s poskytovatelem školení. Firmy si externí lektory objednávají na základě objednávky.
Lektoři musí mít podloženou svoji kvalifikaci, toto může s firmami souviset tak, že firmy jim poskytují právě tyto "udržovací" nebo kvalifikaci rozšiřující kurzy.

Kromě samotné ceny softwaru a hardwaru potřebné pro DMS by zavedení DMS pro firmy mělo znamenat kontrolu následně restrukturalizaci či přizpůsobení procesů firem novému systému práce s dokumenty. Vzniknou resp. se zvýší náklady na IT, protože bude potřeba někdo, kdo bude řídit celou implementaci DMS do firmy. Objeví se implicitní náklady v podobě ztížení práce zaměstnanců (při implementaci může docházet k různým výpadkům systému apod.).

Měl by se snížit objem tisknutých dokumentů. Některé činnosti přestanou vyžadovat zásah uživatele - nižší náklady na mzdy. Elektronizace dokumentů umožňuje např. jejich zasílání do dalších poboček nebo lektorům.

Centralizace dokumentů by měla umožnit snazší zálohování a archivaci dokumentů. Dokumenty je snadnější najít, protože je možné je vyhledávat pomocí více hledisek a to mnohem rychleji. Snáze se řeší otázky bezpečnosti dokumentů. Zaměstnanci komfortněji pracují s dokumenty. Díky tomu, že zaměstnanci nemusí tisknout všechny potřebné dokumenty, kladou se tak menší nároky na skladovací prostory. Lépe se dají spravovat práva přístupu uživatelů k dokumentům.
Lektoři mají přístup do systému z internetu a mohou tak ukládat a upravovat svoje školící materiály do přímo do centrálního úložiště. Firma může s lektory jednodušeji sdílet termíny jednotlivých kurzů pomocí plánovacích nástrojů.
Podle současného vývoje je také možné, že se přejde na elektronickou dokumentaci, soudím tak například podle vývoje s datovými schránkami, kde bude možno posílat například faktury atd.

Firma Qualimate s.r.o. je podle mě příliš malá, aby využila DMS, protože většina efektů na náklady se projeví až při vyšším počtu zaměstnanců a lektorů. Zlepšení práce, které vzniká použitím centralizovaného uložení dokumentů, zde nemá přílišný smysl, protože ve 3 zaměstnancích je velmi snadné domluvit se na struktuře, v jaké se dokumenty budou ukládat. V malé firmě samozřejmě také nevzniká takové množství dokumentů, které by se nedalo řídit "domluvou" případně sepsáním jednoduchých pravidel. Pokud se podíváme na hospodářský výsledek firmy, zjistíme, že příliš zdrojů pro pořízení DMS nemá.
Jediné, co by mohla využít je sdílení dokumentů a časových plánů s lektory. Pro tento účel by mohl sloužit třeba jednoduchý ftp server s excelovskou tabulkou (jako alternativa excelovské tabulky vidím například Google kalendář, nebo sdílení kalendářů pomocí Microsoft Outlooku). Další možností by pro firmu Qualimate s.r.o. mohlo být využití některého z open-sourceových řešení, které by svojí základní funkcionalitou mohlo postačovat a příliš by zdroje firmy nezatížilo (zaplatit by se musela pouze práce experta, který by systém nastavil, což platí také pro předchozí situace).

U firmy Gopas a.s. je situace poněkud jiná. Jednak má více 17x více zaměstnanců než firma Qualimate s.r.o. Navíc firma funguje ve 3 pobočkách a nepochybuji o tom, že si mezi sebou potřebují vyměňovat informace. Rovněž sdílení dokumentů s lektory pomocí nějakého sofistikovanějšího nástroje je nutností (přece jen Gopas a.s. pravidelně spolupracuje s více jak stovkou externích lektorů).
DMS by zde tedy našel mnohem větší využití, i když ve velkém podniku s ještě vyšším počtem zaměstnanců by tento fakt byl vidět mnohem. Podle mého názoru by si tedy firma Gopas a.s. DMS pořídit mohla. Mají na to i zdroje zisk za rok 2008 činil přes 16 mil. Dalším zatím nezmíněním faktorem je, že poskytují školení převážně v oboru informačních technologií, takže si myslím, že by pro ně nebylo problém si případně nějaký open-sourceový projekt přizpůsobit.

Situaci s využitelností DMS bych shrnula tak, že efektivita (výhodnost) použití DMS roste s velikostí firmy konkrétně počtem zaměstnanců pracujících v administrativě podniku. U firmy, kde spolu všichni zaměstnanci sedí v jedné kanceláři a mohou spolu průběžně komunikovat, není takový problém dohodnout se, kam jaký soubor uložit či se případně se zeptat, kde je soubor uložený.
Podle mě jsem svůj cíl "analyzovat využitelnost DMS v malém a středním podniku" splnila. Vyjmenovala jsem místa vzniku nákladů ve firmě a následně jsem se pokusila identifikovat místa, kde by na ně měl DMS vliv. Zjistila jsem, že těchto míst není mnoho a souvisí především s efektivitou práce ve větším kolektivu uživatelů systému.
V dalším vývoje práce by bylo vhodné rozebrat jaké funkce a vlastnosti nabízejí jednotlivé DMS systémy a navrhnout konkrétní řešení pro obě firmy. Také by mě zajímalo, zda se vyplatí používat nějaký open-sourceový produkt, případně jaká by byla úskalí na jeho zavedení a náklady na jeho provoz.


1. Podnik v tržní ekonomice. www.svse.cz. [Online] [Citace: 16. 1 2010.] - http://www.google.cz/url?sa=t&source=web&ct=res&cd=4&ved=0CBIQFjAD&url=http%3A%2F%2Fwww.svse.cz%2Fnastenka%2FprePE0410.doc&ei=PAtUS6rfEIaCmgP_2MCmCg&usg=AFQjCNHkx8XIrUpYvM6nJX6OsBzokoyF1Q&sig2=R-DwsM5vDfd_EWrkm-g4WQ.
2. Qualimate s.r.o. www.qualimate.cz. [Online] [Citace: 16. 1 2010.] www.qualimate.cz.
3. Obchodní rejstřík. Qualimate s.r.o. www.justice.cz. [Online] Obchodní rejstřík. [Citace: 16. 1 2010.] http://www.justice.cz/xqw/xervlet/insl/index?sysinf.@typ=sbirka&sysinf.@strana=documentList&vypisListin.@cEkSub=700013812.
4. Gopas a.s. www.gopas.cz. [Online] [Citace: 16. 1 2010.] http://www.gopas.cz/Clanek.aspx?IDClanku=50.
5. Obchodní rejstřík. Gopas a.s. www.justice.cz. [Online] [Citace: 16. 1 2010.] http://www.justice.cz/xqw/xervlet/insl/index?sysinf.@typ=sbirka&sysinf.@strana=documentList&vypisListin.@cEkSub=217235.
6. IBM. Enterprice Content Management. www.ibm.com. [Online] IBM. [Citace: 16. 1 2010.] http://www-01.ibm.com/software/data/content-management/.
7. EMC. www.emc.com. EMC. [Online] [Citace: 16. 1 20+0.] http://czech.emc.com/products/family/emc-sourceone-family.htm.
8. Open Text. Open Text products: Document management. www.opentext.com. [Online] [Citace: 16. 1 2010.] http://www.opentext.com/2/global/sol-products/sol-pro-docmgmt-collaboration/pro-ll-document-management-dmc.htm.
9. Orcacle. Oracle Content Management. www.oracle.com. [Online] Oracle. [Citace: 16. 1 2010.] http://www.oracle.com/us/products/middleware/content-management/index.htm.
10. Microsoft Office. Microsoft Office SharePoint 2007. www.microsoft.com. [Online] [Citace: 16. 1 2010.] http://www.microsoft.com/cze/office/servers/sharepointserver/highlights.mspx.
11. Alfresco. Open Source Document Management. www.alfresco.com. [Online] [Citace: 16. 1 2010.] http://www.alfresco.com/products/dm/.
12. Nuxeo. Nuxeo, Document management. www.nuxeo.com. [Online] Nuxeo. [Citace: 16. 1 2010.] http://www.nuxeo.com/en/products/dm.
13. CMSWire. Jahia Open-source ECM Suite Updated. www.cmswire.com. [Online] [Citace: 16. 1 2010.] http://www.cmswire.com/cms/enterprise-cms/jahia-open-source-ecm-suite-updated-000748.php.
14. KnowledgeTree . KnowledgeTree Community Edition. http://www.knowledgetree.com. [Online] KnowledgeTree . [Citace: 16. 1 2010.] http://www.knowledgetree.com/opensource.
15. Magnolia. Magnolia Community Edition. www.magnolia-cms.com. [Online] Magnolia. [Citace: 16. 1 2010.] http://www.magnolia-cms.com/home/products/community.html.
 

Buď první, kdo ohodnotí tento článek.

Komentáře

1 MaikelZ MaikelZ | E-mail | 16. ledna 2017 v 20:33 | Reagovat

I found this page on 12th place in google's search results. You need some search engine optimization. Many webmasters think that seo is dead in 2017, but it is not true. There is sneaky method to reach google's top 5 that not many people know. Simply search for:  pandatsor's tools

2 MarcoJ MarcoJ | E-mail | Web | 18. ledna 2017 v 14:03 | Reagovat

Přidal jsem svůj blog do oblíbených

3 ZdenekT ZdenekT | E-mail | Web | 30. dubna 2017 v 18:44 | Reagovat

Velmi pěkný blog, těším se na nová pracovní místa

4 EssayForMe EssayForMe | E-mail | Web | 25. července 2017 v 17:52 | Reagovat

We Can Write Your Paper For You - EssayErudite.com

Can You <a href=https://essayerudite.com/write-essay-for-me/>Write My Essay for Me</a> ? How many times do students worldwide ask this question without finding an answer?
We'd rather not check the official statistics. At the same time, essays appear to be probably among the most popular academic assignments.
Students from various education establishments need to complete them constantly. If you are among those lucky ones, feel free to contact our customer service department and opt for an <a href="https://essayerudite.com" />essay writing help</a>

5 FlossieHeive FlossieHeive | E-mail | 26. července 2017 v 3:55 | Reagovat

Revolutional update of SEO/SMM package "XRumer 16.0 + XEvil 3.0":
captchas solving of Google, Facebook, Bing, Hotmail, SolveMedia, Yandex,
and more than 8400 another types of captchas,
with highest precision (80..100%) and highest speed (100 img per second).
You can connect XEvil 3.0 to all most popular SEO/SMM programms: XRumer, GSA SER, ZennoPoster, Srapebox, Senuke, and more than 100 of other software.

Interested? There are a lot of introducing videos about XEvil in YouTube.
Good luck!

XRumer20170725

6 Rickeytaula Rickeytaula | E-mail | Web | 29. července 2017 v 20:17 | Reagovat

Хотите узнать подробнее, тайланд паттайя апрель погода http://thailandi.info/otzyvy-turistov/o-thailande.html - Show more!

экскурсии в паттайе цены 2017
экскурсии в паттайе от тез тур
экскурсии в паттайе от корал тревел
экскурсии по паттайе видео гостиница меркури
экскурсии в паттайе фото остров ко лан

7 CarolynEndug CarolynEndug | E-mail | 4. srpna 2017 v 22:58 | Reagovat

Revolutional update of SEO/SMM software "XRumer 16.0 + XEvil":
captchas solving of Google, Facebook, Bing, Hotmail, SolveMedia, Yandex,
and more than 8400 another subtypes of captchas,
with highest precision (80..100%) and highest speed (100 img per second).
You can connect XEvil 3.0 to all most popular SEO/SMM programms: XRumer, GSA SER, ZennoPoster, Srapebox, Senuke, and more than 100 of other software.

Interested? There are a lot of impessive videos about XEvil in YouTube.
You read it - then IT WORKS!
Good luck!

XRumer201708

8 CarolynEndug CarolynEndug | E-mail | 5. srpna 2017 v 4:16 | Reagovat

Absolutely NEW update of SEO/SMM package "XRumer 16.0 + XEvil":
captcha recognition of Google, Facebook, Bing, Hotmail, SolveMedia, Yandex,
and more than 8400 another subtypes of captchas,
with highest precision (80..100%) and highest speed (100 img per second).
You can connect XEvil 3.0 to all most popular SEO/SMM programms: XRumer, GSA SER, ZennoPoster, Srapebox, Senuke, and more than 100 of other programms.

Interested? You can find a lot of introducing videos about XEvil in YouTube.
You read it - then IT WORKS!
Good luck ;)

XRumer201708

9 CarolynEndug CarolynEndug | E-mail | 6. srpna 2017 v 17:41 | Reagovat

Revolutional update of SEO/SMM package "XRumer 16.0 + XEvil":
captcha solving of Google, Facebook, Bing, Hotmail, SolveMedia, Yandex,
and more than 8400 another types of captchas,
with highest precision (80..100%) and highest speed (100 img per second).
You can connect XEvil 3.0 to all most popular SEO/SMM software: XRumer, GSA SER, ZennoPoster, Srapebox, Senuke, and more than 100 of other programms.

Interested? You can find a lot of introducing videos about XEvil in YouTube.
You read it - then IT WORKS!
See you later!

XRumer201708

10 AlysonYjf AlysonYjf | E-mail | Web | 11. října 2017 v 15:37 | Reagovat

http://www.bookcrossing.com/mybookshelf/Modafinil5/

11 BethanyDkx BethanyDkx | E-mail | Web | 26. října 2017 v 12:42 | Reagovat

https://buyvaliumonlineblog.shutterfly.com/

12 Avito321er Avito321er | E-mail | 28. října 2017 v 3:48 | Reagovat

<b>Пополение баланса Авито (Avito) за 50%</b> | <b>Телеграмм @a1garant</b>

<b>Мое почтение, дорогие друзья!</b>

Рады предоставить Всем вам услуги по пополнению баланса на действующие активные аккаунты Avito (а также, совершенно новые). Если Вам требуются определенные балансы - пишите, будем решать. Потратить можно  на турбо продажи, любые платные услуги Авито (Avito).

<b>Аккаунты не Брут. Живут долго.</b>

Процент пополнения в нашу сторону и стоимость готовых аккаунтов: <b>50% от баланса на аккаунте.</b>
Если требуется залив на ваш аккаунт, в этом случае требуются логин и пароль Вашего акка для доступа к форме оплаты, пополнения баланса.
Для постоянных клиентов гибкая система бонусов и скидок!

<b>Гарантия: </b>

<b>И, конечно же ничто не укрепляет доверие, как - Постоплата!!!</b> Вперед денег не просим...

Рады сотрудничеству!

<b>Заливы на балансы Авито</b>
________

как продавать на авито с нескольких аккаунтов
как пополнить счет на авито
как зарегистрироваться в аккаунте на авито
учетки авито с балансом
как узнать к какому аккаунту привязан номер телефона на авито

13 DesireeOmt DesireeOmt | E-mail | 12. března 2018 v 15:13 | Reagovat

Hello everyone! Lately I have been fighting with a lot of hardships. Friends and doctors keep telling me I should consider taking medicine, so I may as well <a href=http://www.weldingschoolsnearme.com/cod/is-there-a-generic-viagra>read more</a> and see how it goes. Problem is, I haven't taken it for a while, and don't wanna get back to it, we'll see how it goes.

14 LesaTvb LesaTvb | E-mail | 12. dubna 2018 v 14:43 | Reagovat

Oh Lord. I don't know what to do as I have loads of work to do next week semester. Plus the university exams are coming, it will be a disaster. I am already losing sleep maybe I should <a href=https://www.acom.us/kok/modafinil-m>read more</a> to calm down a little bit. Hopefully it will all go well. Wish me luck.

15 PhylisXpd PhylisXpd | E-mail | 20. dubna 2018 v 11:57 | Reagovat

Hello everybody! Recently I have been struggling with a lot of personal issues. Friends and doctors keep telling me I should consider taking medicine, so I may as well <a href="http://www.supertalent.com/venders/super/does-phentermine-help-burn-fat.html">does phentermine help burn fat</a> and see how it goes. Problem is, I haven't taken it for a while, and don't wanna get back to it, we'll see how it goes.

16 LesaQvv LesaQvv | E-mail | 27. dubna 2018 v 9:37 | Reagovat

Oh Heavens. I don't know what to do as I have loads of work to do next week summer. Plus the university exams are close, it will be a disaster. I am already panicking maybe I should <a href="http://www.detcog.org/miks/what-does-real-phentermine-look-like.html">what does real phentermine look like</a> to calm down a little bit. Hopefully it will all go well. Wish me luck.

17 PhylisKmz PhylisKmz | E-mail | 8. května 2018 v 0:18 | Reagovat

My friend and I went camping the other day. It was a very bad experience, as he wouldn't let me sleep all night. He kept talking about random things and whined about his sleeplessness. I totally told him to <a href=http://www.inmobiliachile.cl/uploads/pdfs/how-long-does-it-take-for-phentermine>here</a> and deal with it.

18 LesaOcg LesaOcg | E-mail | 17. května 2018 v 23:05 | Reagovat

Oh God. I don't know what to do as I have Lots of work to do next week semester. Plus the university exams are coming, it will be a hell. I am already freaking out maybe I should <a href=http://www.sinistracomunistainternaz.it/plugins/rest/low-dose-prednisone-for-copd>low dose prednisone for copd</a> to calm down a little bit. Hopefully it will all go well. Wish me luck.

Nový komentář

Přihlásit se
  Ještě nemáte vlastní web? Můžete si jej zdarma založit na Blog.cz.
 

Aktuální články

Reklama